Ti dico subito la cosa che nessuno dice nei preventivi: se un progetto di sito sfora i tempi, nel novanta per cento dei casi non è per un problema tecnico. È perché mancano le foto, oppure perché i testi della pagina servizi sono fermi da cinque settimane sulla scrivania di qualcuno che ha sempre altro da fare. La parte di sviluppo è prevedibile, quasi noiosa. La raccolta dei materiali è il punto in cui i progetti muoiono.
Ho un caso che uso come promemoria. Sito per un'azienda di macchine per il confezionamento, progetto preventivato in dieci settimane, andato online dopo sette mesi. Il lavoro tecnico era finito al secondo mese. I cinque mesi rimanenti sono stati foto dei macchinari mai fatte perché il capannone era sempre in disordine, schede tecniche in un formato che nessuno riusciva a convertire, e un video promozionale girato da un'agenzia che aspettava a sua volta la disponibilità del titolare. Nessuno ha sbagliato niente. È solo che avevamo iniziato senza sapere cosa serviva.
Da allora ho cambiato metodo: la lista dei materiali sta dentro il preventivo, e la prima riunione operativa serve solo a decidere chi porta cosa ed entro quando. Ti passo esattamente quella lista, con formati e quantità, così che tu possa iniziare a metterla insieme anche prima di scegliere chi ti farà il sito.
Le foto: qui si vince o si perde il progetto
Comincio da qui perché è la voce che pesa più sul risultato percepito. Un sito con una struttura media e foto tue, vere, fatte bene, sembra sempre migliore di un sito progettato benissimo con immagini prese da un archivio. Il cervello di chi guarda riconosce le foto finte anche senza saperlo spiegare: la luce troppo perfetta, le persone troppo sorridenti, lo sfondo che non è l'Italia. E quando le riconosce, abbassa la fiducia.
Quello che chiedo, in ordine di importanza, è questo. Una foto ambiente del posto dove lavori, che sia il capannone, il laboratorio, l'ufficio o il negozio, presa larga e con la luce naturale. I ritratti delle persone che il cliente incontrerà davvero, guardando in camera, uno per uno e non la foto di gruppo del pranzo aziendale. Le foto del lavoro mentre viene fatto, cioè mani, attrezzi, materiali, dettagli: sono le immagini che raccontano competenza meglio di qualsiasi testo. E poi il lavoro finito, che nella maggior parte dei settori è quello che il cliente sta cercando.
Sulle quantità sono concreto: per un sito aziendale da sei o sette pagine servono tra le trenta e le cinquanta foto utilizzabili. Utilizzabili significa nitide, orizzontali per le fasce larghe e verticali per i ritratti, di dimensioni almeno duemila pixel sul lato lungo, in file originali e non ritagliati o girati in una chat. Il file che ti arriva da WhatsApp è compresso e sul monitor grande si vede: è uno dei motivi più frequenti per cui una home appena consegnata sembra sfocata.
Il fotografo lo consiglio quasi sempre. Mezza giornata in azienda costa tra i quattrocento e i settecento euro nella mia zona, e ti porti a casa materiale che usi per tre anni su sito, presentazioni, social e brochure. È l'investimento con il rapporto migliore tra costo e resa che conosco in un progetto web. Se il budget non c'è, il telefono recente va bene: si gira in orizzontale, si sfrutta la luce della finestra, si spegne il flash e si fanno dieci scatti della stessa cosa invece di uno.
I testi, e il trucco per chi dice di non saper scrivere
Quasi tutti mi dicono la stessa frase: i testi li scrivi tu che sei del mestiere. Il problema è che io non so quanto durano le vostre consegne, perché un certo materiale costa il triplo di un altro, o cosa chiedono sempre i clienti al telefono. Quelle cose le sai tu, e sono esattamente quelle che rendono un sito utile invece che generico.
Il metodo che uso da anni è semplice: non ti chiedo di scrivere, ti chiedo di parlare. Facciamo una chiamata di quaranta minuti, io ti faccio le domande che farebbe un cliente, registro, e da quella registrazione scrivo la prima versione dei testi. Poi tu correggi, e correggere è facile perché hai davanti qualcosa. Con questo giro d'ascolto ho sbloccato progetti fermi da mesi in una settimana, e i testi vengono meglio perché contengono il tuo modo di dire le cose.
Se preferisci prepararti prima, queste sono le informazioni che mi servono e che ti conviene raccogliere comunque, anche in forma di appunti disordinati in un documento condiviso.
- Le cinque domande che i clienti ti fanno sempre al primo contatto, scritte come le fanno loro e non in linguaggio tecnico.
- Cosa fai esattamente per ogni servizio, in che tempi e cosa serve che il cliente porti o prepari.
- Almeno tre lavori recenti raccontati per bene, con la situazione di partenza, cosa avete fatto e com'è finita.
- Come funzionano prezzi e preventivi, anche solo per ordini di grandezza o per fasce.
- Cosa non fai e a chi non ti rivolgi, che è l'informazione che filtra le richieste inutili.
- Dati che nessuno cerca mai al momento giusto: ragione sociale esatta, partita IVA, indirizzi, orari, numeri, codice del registro imprese.
L'ultimo punto sembra burocrazia e invece è il ritardo più stupido che ho visto: sito pronto, tutto testato, e si aspettano tre giorni per avere la partita IVA corretta e l'informativa privacy aggiornata. Prendi dieci minuti adesso e mettili in un documento, tanto ti serviranno.
Video, logo e le altre cose che arrivano sempre in ritardo
Sul video ho un'opinione che a qualcuno non piace: il video istituzionale da due minuti con la musica e il drone è spesso il pezzo con il rapporto peggiore tra costo e utilità. Costa dai duemila euro in su, richiede settimane di organizzazione e viene guardato per undici secondi. Quello che invece funziona, e costa una frazione, sono i video brevi e sporchi: la lavorazione ripresa per venti secondi, il titolare che spiega una cosa guardando il telefono, il prodotto girato in mano. Li uso come elementi dentro le pagine e rendono un sito vivo.
Se il video lungo lo vuoi fare, il consiglio pratico è non bloccare la pubblicazione del sito per aspettarlo. Si va online senza, e si aggiunge dopo. Ho visto tre progetti pronti restare in un cassetto per mesi per colpa di un montaggio che non arrivava, e il costo di quei mesi è tutto il traffico e i contatti che non hai avuto.
Poi c'è il capitolo logo e file grafici, che genera sempre una piccola crisi. Quello che serve è il file vettoriale, cioè la versione fatta di linee e non di pixel, con estensione che finisce per esse e vu gi, e i o oppure e pi esse. Se hai solo un file immagine di trecento pixel recuperato da una vecchia brochure, il logo sul sito si vedrà sgranato e in stampa peggio. Nella metà dei casi il file originale esiste e sta nella casella email di chi fece il marchio dieci anni fa: vale la pena una telefonata prima di rifarlo.
| Materiale | Formato e misura | Quanto ne serve | Chi lo prepara |
|---|---|---|---|
| Foto ambiente e lavorazioni | File originale, lato lungo oltre 2000 pixel | Da trenta a cinquanta scatti buoni | Fotografo o tu con un telefono recente |
| Ritratti delle persone | Verticale, sfondo pulito, luce naturale | Uno per ogni persona di contatto | Fotografo, mezza giornata insieme alle altre |
| Testi delle pagine | Documento condiviso, niente testo dentro PDF | Da tremila a cinquemila parole in tutto | Tu parli, io scrivo, tu correggi |
| Logo | File vettoriale più versione su fondo scuro | Un file, con le varianti se esistono | Chi ha creato il marchio, va recuperato |
| Video brevi | Verticale o orizzontale, sotto i trenta secondi | Da tre a cinque clip | Chiunque in azienda, con il telefono |
| Documenti e dati legali | Testo modificabile | Anagrafica, privacy, condizioni | Amministrazione e consulente |
In che ordine conviene prepararli
L'ordine conta più di quanto sembri, perché alcune cose ne bloccano altre. Se la struttura delle pagine non è decisa, non sai quante foto ti servono. Se i testi non esistono, il layout si progetta su un contenuto finto e poi va rifatto quando arriva quello vero. Questa è la sequenza che seguo con i clienti.
- Decidi le pagine, cioè l'elenco delle sezioni del sito: senza questo non si dimensiona niente ed è il lavoro di una riunione.
- Raccogli le informazioni grezze in un documento condiviso, anche disordinate: appunti, elenchi, vecchie brochure, email in cui hai spiegato bene una cosa a un cliente.
- Fai la chiamata di ascolto e porta a casa la prima versione dei testi, perché è da qui che si capisce quali immagini servono davvero.
- Con i testi in mano organizza la sessione fotografica, con una lista scritta degli scatti da fare: così non ti accorgi dopo che manca la foto del laboratorio.
- Recupera logo, dati legali e documenti mentre il resto va avanti, perché sono attese lunghe e lavoro breve.
- Il video arriva ultimo e non blocca la pubblicazione, mai.
Il punto quattro con la lista scritta degli scatti è quello che ha cambiato più cose nel mio modo di lavorare. Prima si chiamava il fotografo e si diceva fai un po' di foto dell'azienda: tornavano immagini belle e inutilizzabili, perché tutte verticali dove serviva l'orizzontale, o senza lo spazio vuoto che serve per metterci sopra un titolo. Adesso preparo un foglio con venti righe, una per scatto, con l'inquadratura e a cosa serve. Il fotografo lo apprezza e in mezza giornata si porta a casa il doppio.
Ultima cosa, che è un consiglio di metodo più che di contenuto: apri una cartella condivisa sola per il progetto, con tre sottocartelle chiamate foto, testi e documenti. Sembra banale e invece risolve il problema più fastidioso di tutti, cioè i materiali sparsi tra messaggi, allegati email e chiavette. Nei progetti dove questa cartella c'è dal primo giorno, i tempi che ti preventivo li rispetto. In quelli dove non c'è, prometto meno.
Le domande che mi fanno più spesso
Le domande che mi fanno sempre quando consegno la lista dei materiali e il cliente si spaventa un po'.
Se non ho niente di pronto, quanto tempo mi serve?
Con un'azienda organizzata, da due a quattro settimane per avere foto, testi e dati a posto. La parte lunga è quasi sempre la disponibilità delle persone per la sessione fotografica e per la chiamata sui testi: sono due appuntamenti, e se li fissi subito in agenda hai risolto metà del problema.
Posso usare immagini di archivio per partire e sostituirle dopo?
Per le immagini decorative di sfondo si può fare, senza drammi. Per le persone, il posto di lavoro e i prodotti no, e su questo sono rigido: sono esattamente i punti in cui il visitatore decide se fidarsi. Meglio una foto tua imperfetta che un ufficio finto con gente che non esiste.
Chi paga il fotografo e lo scrivo nel preventivo del sito?
Di solito lo paga il cliente direttamente, e lo tengo fuori dal mio preventivo per trasparenza. Consiglio due o tre nomi della zona, ci parlo io per spiegare cosa serve e il cliente sceglie. Così sa quanto costa cosa e le foto restano sue senza vincoli.
Le foto vecchie di cinque anni si possono usare?
Dipende da cosa mostrano. Se il capannone è lo stesso e il lavoro è lo stesso, sì, e le uso volentieri. Se dentro si vedono persone che non lavorano più con te, macchinari sostituiti o un allestimento del negozio che hai cambiato, no: il cliente che arriva e trova un posto diverso da quello nelle foto si sente preso in giro.
Devo scrivere io i testi per posizionarmi meglio sui motori di ricerca?
Tu devi darmi la sostanza, cioè cosa fai, come e per chi. Il modo in cui quella sostanza si organizza nelle pagine, con i titoli e le parole che le persone usano davvero per cercarti, è il mio lavoro. La cosa che non funziona è l'opposto, cioè riempire pagine di parole chiave senza avere niente di concreto da dire.
Vuoi la lista dei materiali per il tuo caso?
Scrivimi che lavoro fai e quante pagine pensi ti servano, e ti mando la lista su misura degli scatti, dei testi e dei documenti da preparare, con l'ordine in cui conviene farlo. La usi anche se poi ti fai fare il sito da qualcun altro.