Qualche anno fa mi ha chiamato un'azienda di Rimini che produce arredi su misura. Volevano rifare il sito, niente di drammatico. Alla seconda telefonata ho chiesto la cosa che chiedo sempre per prima, cioè chi è intestatario del dominio, e dall'altra parte è calato quel silenzio che ormai riconosco. Non lo sapevano. Il sito lo aveva fatto un'agenzia nel 2014, l'agenzia nel frattempo aveva cambiato nome due volte, e il dominio, quando siamo andati a controllare, risultava registrato a nome di una persona fisica che non lavorava più là. Ci sono voluti quattro mesi, due raccomandate e la pazienza di un santo per riportare quel nome a casa.
Ti racconto questa storia non per farti paura, perché nella maggioranza dei casi non succede niente di simile e chi ti ha fatto il sito è una persona perbene. Te la racconto perché il costo di verificare è mezz'ora del tuo tempo, mentre il costo di scoprirlo nel momento sbagliato, cioè quando devi cambiare fornitore o quando il sito è giù e nessuno risponde, è fatto di settimane e di fatturato che non torna. È una di quelle asimmetrie in cui conviene sempre stare dalla parte prudente.
Il punto che voglio farti passare è semplice: ci sono tre o quattro cose che devono stare intestate alla tua azienda, sempre, indipendentemente da chi ti fa il lavoro tecnico. Non perché devi imparare a gestirle tu, quello è un altro discorso e per fortuna non serve. Ma perché la proprietà e l'operatività sono due cose diverse, e un fornitore serio non ha nessun problema a lasciarti la prima mentre si occupa della seconda.
Il dominio non è il sito, e questa confusione costa carissima
Facciamo chiarezza sui pezzi, perché nella testa di chi non fa questo lavoro sono tutti la stessa cosa e invece vivono in posti diversi. Il dominio è il nome, per esempio nomeazienda punto it. Lo affitti ogni anno da un registrar, che è l'azienda a cui paghi il rinnovo. L'hosting è lo spazio su un server dove stanno i file del sito e il database: è un servizio separato, spesso comprato dalla stessa parte ma non necessariamente. I DNS sono il quadro elettrico che dice al mondo dove trovare le cose: dove sta il sito, dove stanno le email, chi è autorizzato a spedire posta a tuo nome. Le email sono un servizio a sé, che nella maggior parte dei casi oggi conviene tenere staccato dall'hosting.
Il pasticcio nasce perché molti fornitori comprano tutto sotto il loro account, ti rivendono il pacchetto a un prezzo tondo e non ti danno mai le credenziali dirette. Non lo fanno per cattiveria, nella maggior parte dei casi: è comodo, permette di gestire trenta clienti da un pannello solo e riduce le telefonate. Il problema si vede solo alla fine, quando la relazione finisce. E le relazioni finiscono tutte, prima o poi, anche bene.
Poi c'è il caso in cui il fornitore chiude, si ammala, va in pensione o semplicemente smette di rispondere. Mi è capitato di ereditare tre siti di un collega che aveva chiuso l'attività da un giorno all'altro: due li abbiamo recuperati perché i clienti avevano almeno la mail di registrazione del dominio, il terzo l'abbiamo rifatto da zero e il vecchio nome l'hanno perso. Non era colpa di nessuno in particolare. Era solo che nessuno si era mai posto la domanda.
Le cose che devono essere intestate alla tua azienda
Qui sotto ti metto quello che io consegno sempre al cliente, anche quando sono io a gestire tutto quanto ogni giorno. È la tabella che passo in rassegna al momento della consegna, punto per punto, mentre il cliente guarda lo schermo con me.
| Cosa | A chi va intestato | Dove si verifica | Cosa rischi se non è tuo |
|---|---|---|---|
| Dominio | Ragione sociale, con la tua email amministrativa | Whois pubblico e pannello del registrar | Non puoi cambiare fornitore, e nel peggiore dei casi lo perdi al rinnovo |
| Hosting | Azienda, con accesso al pannello | Email di attivazione del servizio | Non puoi scaricare il sito e i dati per portarli altrove |
| Email e DNS | Azienda, account amministratore separato | Console del servizio di posta | Perdi lo storico della corrispondenza, che spesso vale più del sito |
| Codice e database | Azienda, con una copia fuori dal server | Backup scaricabile in locale | Riparti da zero e paghi due volte lo stesso lavoro |
| Analytics e Search Console | Account aziendale come proprietario | Impostazioni di proprietà e utenti | Perdi anni di dati storici, che non si recuperano in nessun modo |
Sul dominio insisto su un dettaglio che sembra burocratico e invece è il nodo di tutto: l'email di contatto amministrativo. Quella casella è la chiave di casa, perché è là che arrivano le richieste di autorizzazione al trasferimento e gli avvisi di scadenza. Se l'email registrata è quella del nipote che nel 2016 ti aveva dato una mano, il dominio di fatto non è in mano tua. Deve essere una casella aziendale che leggi tu o che legge una persona che c'è ancora quando serve.
Come controlli in dieci minuti, senza chiamare nessuno
Non serve un tecnico per la prima verifica, e ti consiglio di farla oggi mentre ci pensi. Sono cinque passaggi che puoi fare da solo, e nel peggiore dei casi scopri qualcosa di utile.
- Cerca online un servizio whois per i domini punto it, inserisci il tuo nome e guarda alla voce registrante: dovrebbe comparire la ragione sociale, non una persona sconosciuta e non il nome dell'agenzia.
- Controlla la data di scadenza e segnatela sul calendario con un promemoria a sessanta giorni prima, perché è la cosa che salta più spesso.
- Cerca nella tua casella la parola registrar, oppure il nome del provider, e vedi se hai mai ricevuto una email di attivazione: se non l'hai mai ricevuta, l'account non è tuo.
- Prova a fare login sul pannello dell'hosting con le credenziali che hai: se non le hai mai avute, hai appena trovato la prima cosa da sistemare.
- Apri le impostazioni di Analytics e della Search Console e guarda chi è elencato come proprietario: se è solo il fornitore, chiedi di essere aggiunto con lo stesso ruolo.
Se da questa verifica esce che qualcosa non è a tuo nome, la cosa da fare non è litigare. Nella grandissima maggioranza dei casi basta una richiesta scritta e cortese al fornitore, del tipo vorrei allineare le intestazioni a nome della società per ordine interno, e la pratica si chiude in una settimana. Io le formulo sempre così, senza toni da avvocato, perché funziona meglio e perché quasi sempre non c'è nessuna malafede dall'altra parte.
Le email sono la parte che sottovalutano tutti
Ti dico una cosa impopolare: se dovessi scegliere tra perdere il sito e perdere le email aziendali, il sito lo rifaccio in tre settimane, le email non le rifai. Dentro quelle caselle c'è lo storico degli ordini, le conferme, i preventivi, le contestazioni, i contatti di dieci anni. Eppure per anni ho visto aziende con un sito curatissimo e la posta appoggiata alle caselle incluse nell'hosting economico, senza nessuna copia locale, con una capienza da due giga e il vecchio protocollo che scarica e cancella dal server.
Oggi con i clienti faccio sempre lo stesso ragionamento. Le caselle aziendali vanno su un servizio serio, che nella pratica significa una delle due grandi suite oppure un provider di posta professionale europeo. Si paga a casella, qualche euro al mese, e in cambio hai sincronizzazione su tutti i dispositivi, spazio decente, filtro antispam che funziona e soprattutto un pannello di amministrazione dove tu puoi creare, sospendere e recuperare le caselle senza dipendere da nessuno. Quando un dipendente se ne va, il suo storico resta all'azienda: sembra un dettaglio, e poi ti salva in una causa.
C'è poi la questione della deliverability, cioè se le tue email arrivano davvero. Qui la maggior parte dei problemi che mi portano nasce da record DNS mai configurati. Ti servono tre cose, e non serve che tu sappia cosa fanno: il record che dichiara chi è autorizzato a spedire a tuo nome, la firma crittografica dei messaggi e la regola che dice ai destinatari cosa fare con la posta che non passa i controlli. Sono tre righe nel pannello dei DNS. Senza di loro, prima o poi i tuoi preventivi finiscono in spam e tu non lo sai, perché nessuno ti chiama per dirti che non gli è arrivato niente.
E l'indirizzo con il dominio libero sul biglietto da visita? Lo trovo ancora, specialmente tra artigiani e piccoli studi. Non è una tragedia, funziona tecnicamente, ma comunica una cosa che non vuoi comunicare: che l'azienda non ha una casa digitale. Se hai speso per il sito e usi la posta gratuita, il messaggio che arriva è contraddittorio. È il passaggio più economico che puoi fare in assoluto per sembrare quello che sei.
Il quaderno delle chiavi, e perché non deve stare in un quaderno
Alla consegna di ogni progetto preparo un documento che chiamo con un nome poco poetico, cioè elenco accessi, e lo passo al cliente. Dentro c'è l'elenco dei servizi, chi è l'intestatario, dove si fa login, chi ha le credenziali e quando scade cosa. Non ci metto le password in chiaro: quelle stanno in un gestore di password condiviso, con una cartella per l'azienda e gli accessi separati per persona.
Ho iniziato a farlo dopo una brutta esperienza: il referente tecnico di un cliente si è licenziato e si è portato via, senza nessuna intenzione cattiva, tutte le credenziali che aveva nel browser del portatile aziendale, che qualcuno aveva già reinizializzato. Abbiamo passato due settimane a rifare procedure di recupero. Da allora la regola è che gli accessi critici non vivono nella testa o nel browser di una persona sola.
- Un gestore di password aziendale, anche nella versione base: costa pochi euro al mese e sostituisce il file Excel sul desktop.
- Verifica a due fattori attiva sul registrar, sull'hosting e sulla posta, con i codici di recupero stampati e chiusi in cassaforte.
- Almeno due persone in azienda che sanno dove stanno le chiavi, perché una persona sola è un punto di rottura.
- Un documento di una pagina, aggiornato una volta all'anno, con scadenze e intestazioni.
- Un backup del sito scaricato fuori dal server, con cadenza almeno mensile, anche solo su un disco in ufficio.
Come si trasferisce un dominio, quando serve davvero
Il trasferimento fa paura perché si pensa che il sito vada giù. Nella pratica, se lo fai nell'ordine giusto, il visitatore non si accorge di niente. Per i domini italiani serve un codice di autorizzazione che il fornitore attuale è tenuto a darti, e il passaggio si conclude in pochi giorni. Il sito e le email restano dove sono: stai spostando solo l'intestazione del nome, non i contenuti.
L'errore che ho visto fare è l'ordine sbagliato: prima si sposta il dominio, poi si scopre che i DNS erano gestiti dal vecchio fornitore e che le email hanno smesso di arrivare per due giorni. La sequenza corretta è noiosa ma sicura: prima porti la gestione dei DNS su un servizio tuo copiando esattamente i record esistenti, controlli che tutto continui a funzionare, e solo dopo chiedi il codice e fai il trasferimento. Così se qualcosa non torna hai sempre una strada indietro.
Un'ultima raccomandazione sui rinnovi: il rinnovo automatico attivo, sempre, con una carta valida e non scaduta. Il numero di domini che ho visto persi per una carta di credito rinnovata e mai aggiornata nel pannello è più alto di quanto immagini. E quando un dominio scade e qualcuno lo registra prima di te, non c'è molto da fare: è un mercato, e ci sono persone che fanno solo quello.
Le domande che mi fanno più spesso
Sono le domande che mi arrivano ogni volta che affronto questo tema con un cliente nuovo, e le risposte che gli do al telefono.
Se il dominio è intestato all'agenzia, posso perderlo davvero?
Tecnicamente sì, ma nella pratica succede raramente e quasi mai per cattiveria. Il rischio concreto è diverso: se il fornitore chiude, cambia assetto o non risponde più, ti trovi con un nome bloccato e nessuno a cui chiedere. Per questo conviene sistemare l'intestazione quando i rapporti sono buoni, non quando stanno finendo.
Devo imparare a gestire hosting e DNS da solo?
No, e ti sconsiglio di provarci se non è il tuo lavoro. Proprietà e gestione sono due cose separate: tu resti intestatario e hai le credenziali in cassaforte, mentre chi ti segue lavora con un accesso suo. Io lavoro così con tutti i clienti e non ho mai avuto problemi.
Quanto costa tenere tutto in ordine ogni anno?
Il dominio punto it sta attorno ai quindici euro l'anno, un hosting adeguato per un sito aziendale tra i dieci e i trenta euro al mese, le caselle di posta professionali dai cinque ai sette euro per utente al mese. Sono cifre che qualsiasi azienda regge: il punto non è il costo, è sapere chi paga cosa e a nome di chi.
Ho cambiato fornitore e non mi danno il codice di trasferimento: cosa faccio?
Prima una richiesta scritta via email, chiara e senza toni, con la data. Se non risponde entro qualche giorno, il registro italiano dei domini ha una procedura di riassegnazione per i casi in cui il fornitore non collabora. Nella mia esperienza il novanta per cento delle situazioni si risolve alla prima email scritta bene.
Vale la pena registrare anche altre estensioni del mio nome?
Quasi sempre il punto it basta. Prenderei anche il punto com se lavori all'estero o se hai un marchio registrato da difendere. Comprare quindici estensioni per paura è una spesa che non ti restituisce niente: meglio investire quei soldi in una foto professionale o in una pagina scritta come si deve.
Vuoi sapere se le cose sono a posto a nome tuo?
Se mi scrivi con il tuo dominio faccio la verifica gratuita delle intestazioni e ti mando due righe con cosa è in ordine e cosa andrebbe sistemato, anche se poi non lavoriamo insieme. Mi serve solo il nome del sito.