C'è una statistica che mi sono fatto in casa, tenendo il conto per un paio d'anni: nei progetti di sito che ho consegnato in ritardo, il ritardo era dovuto alla parte tecnica circa una volta su dieci. Tutte le altre volte aspettavo qualcosa. Un testo, tre foto, la conferma di un prezzo, la password del dominio, la risposta di un socio che era in ferie. Il sito era pronto e fermo, e nel frattempo passavano le settimane.
Lo dico perché quando qualcuno mi chiede quanto ci vuole a fare un sito, la risposta onesta è: dipende molto più da te che da me. Il lavoro mio è abbastanza prevedibile, quello che non è prevedibile è quanto tempo passa tra il momento in cui ti chiedo una cosa e il momento in cui arriva. E siccome nessuno ha piacere di sentirsi dare la colpa a progetto finito, ho imparato a mettere tutto sul tavolo prima di partire.
Quindi ti racconto esattamente cosa serve, in che ordine, e come si prepara senza che diventi un secondo lavoro. Se arrivi al primo incontro con metà di questa roba pronta, ti garantisco che il progetto si chiude in un tempo che ti sorprenderà.
Il brief non è un questionario, è una conversazione registrata
Per anni ho mandato ai clienti un documento con venti domande da compilare. Tornava indietro nella metà dei casi, e quando tornava era pieno di risposte scritte in burocratese, perché nessuno ha voglia di scrivere in un modulo. Da un po' ho cambiato metodo: ci sentiamo un'ora, io faccio le domande, registro, e il documento lo scrivo io. Poi lo mando e mi dici se ho capito bene.
Le domande che faccio sono sempre più o meno queste, e ti conviene pensarci un attimo anche prima di parlare con me o con chiunque altro. Chi sono i clienti che ti fanno guadagnare di più. Come ti trovano oggi, concretamente, senza risposte generiche. Cosa ti chiedono al telefono prima di decidere. Quali sono i tre concorrenti che ti preoccupano e perché. Cosa vuoi che faccia una persona quando arriva sul sito, in una sola azione. E la domanda che spesso spiazza: cosa vorresti smettere di fare, quale parte del tuo lavoro ti pesa e potrebbe essere alleggerita dal sito.
Quest'ultima è quella che spesso cambia il progetto. Un'azienda di ricambi mi aveva chiesto un sito nuovo perché quello vecchio era brutto. Parlando è venuto fuori che il vero problema era che l'ufficio passava tre ore al giorno a mandare listini via mail ai rivenditori. Il sito nuovo l'abbiamo fatto, ma la cosa che gli ha cambiato la giornata è stata un'area riservata con i listini aggiornati. Se mi fossi limitato a chiedere che grafica gli piaceva, quella cosa non sarebbe uscita.
I testi: il punto dove si blocca tutto
Questa è la parte in cui si perde più tempo, sempre. Il cliente si impegna a scrivere i testi, poi passa un mese, poi due, poi manda tre paragrafi copiati dal vecchio sito e una brochure del 2018. Non è pigrizia: scrivere di sé è difficile e ti tocca farlo tra un cantiere e una fattura da fare. Lo capisco benissimo.
Quello che ho visto funzionare è sempre lo stesso metodo, e non richiede che tu sappia scrivere. Prendi il telefono, apri il registratore vocale, e per ogni servizio importante parli dieci minuti come se stessi spiegando la cosa a un cliente al telefono. Chi ti chiama per questo, in che situazione si trova, cosa fai tu, quanto ci vuole, quanto costa più o meno, cosa va storto di solito, quando dici di no. Mandi i file audio a chi fa il sito, e la trascrizione con la ripulitura la fa lui.
Il risultato è molto migliore di un testo che avresti scritto tu davanti allo schermo, perché a voce dici le cose vere e nel modo in cui le dici ai clienti. Il tempo tuo scende da settimane a un paio d'ore totali. Su un sito da otto pagine di servizi, questa è la differenza tra chiudere in sei settimane e chiudere a marzo dell'anno prossimo.
Se invece i testi li scrivi tu perché ci tieni, l'unica cosa che ti chiedo è di non scrivere nel documento le frasi di riempimento. Niente azienda leader, niente soluzioni all'avanguardia, niente al centro il cliente. Scrivi come parli. Se una frase non la diresti a voce a un cliente, non metterla sul sito.
Le foto: cosa serve davvero e cosa puoi rimandare
Le foto sono la seconda causa di ritardo e la prima causa di siti che sembrano finti. Le immagini di repertorio si riconoscono sempre, e su un'azienda locale fanno danno, perché chi guarda capisce che non stai mostrando roba tua. Però nemmeno serve lo shooting da diecimila euro per partire.
Il minimo indispensabile per aprire un sito, nella mia esperienza, è questo: una foto decente del titolare o del gruppo, due o tre foto del posto dove lavori, e per ogni servizio principale una o due immagini di un lavoro fatto. Anche fatte bene con un telefono recente, purché con luce naturale e senza filtri. Quello che manca lo si aggiunge dopo, a sito pubblicato, senza bloccare niente.
- Fotografa in una giornata di luce buona, di mattina o nel tardo pomeriggio, mai col sole a picco.
- Metti in ordine il posto prima di scattare: un furgone sporco o un bancone disordinato si notano più di quanto pensi.
- Scatta più inquadrature della stessa cosa, larga e stretta, perché sul sito servono formati diversi.
- Se fotografi lavori dai clienti, chiedi il permesso per iscritto, anche solo con un messaggio: ti risparmia discussioni future.
- Non mandarmi le foto ridotte per la mail: servono i file originali, anche se pesano.
- Evita le persone di spalle irriconoscibili e le mani che indicano lo schermo: sono la versione fatta in casa delle immagini di repertorio.
Sul video ti dico la mia con franchezza: quasi sempre può aspettare. Un video fatto bene costa e richiede tempo, e nella grandissima parte dei siti aziendali che seguo non è quello che sposta i contatti. L'unica eccezione che ho visto contare davvero è il video corto in cui il titolare parla in camera per un minuto e spiega cosa fa: costa poco, si gira col telefono e un microfono da venti euro, e crea più fiducia di una produzione patinata.
Gli accessi: la parte che fa perdere le settimane più stupide
Qui arrivano i ritardi più frustranti, perché non dipendono da nessuna difficoltà: dipendono dal fatto che nessuno sa più dove stanno le chiavi. Il dominio l'ha registrato un cugino nel 2011 con la sua mail personale. Il pannello dell'hosting è intestato all'agenzia precedente con cui vi siete lasciati male. Le email le gestisce un tecnico che ha cambiato lavoro.
Prima di iniziare un progetto io chiedo sempre la stessa lista, e ti conviene recuperarla adesso anche se il sito non lo fai domani. Serve sapere chi è l'intestatario del dominio e come si accede al pannello dove si rinnova. Serve l'accesso all'hosting, quello vero da amministratore, non l'utente limitato. Servono le credenziali del sito attuale, se ce n'è uno. Serve capire dove sono gestite le email aziendali, che spesso stanno su un servizio diverso dall'hosting e sono la cosa più delicata di tutte. E servono gli accessi ai profili collegati: scheda Google, statistiche, eventuali account pubblicitari.
Il consiglio pratico più utile che ti posso dare: recuperare questa roba richiede tempi che non controlli, perché a volte bisogna fare richieste formali e aspettare risposte. Fallo per primo, in parallelo con tutto il resto, non alla fine quando il sito è pronto e devi pubblicare. Ho avuto un progetto fermo tre settimane sulla linea di partenza perché il dominio era intestato a una persona che nel frattempo era andata in pensione e non ricordava più la mail.
Le decisioni che devi prendere tu, e meglio prima
Ci sono scelte che non posso fare io al posto tuo e che, se restano aperte, bloccano pezzi interi di lavoro. Le metto sul tavolo al primo incontro, perché scoprire a metà progetto che i soci hanno idee opposte è il modo più sicuro per allungare tutto.
- Chi decide. Una persona sola che approva, non un comitato: se ogni testo passa da tre pareri, il progetto raddoppia di durata.
- Quali servizi vanno sul sito e in che ordine di importanza, cioè dove vuoi crescere e dove ti basta essere presente.
- Se pubblichi prezzi o fasce di prezzo, oppure no. Va deciso prima perché cambia come si scrivono le pagine.
- Cosa deve fare chi arriva: telefonare, compilare un modulo, scrivere su WhatsApp, prenotare. Una azione principale, non quattro.
- Chi risponde alle richieste che arrivano, entro quanto, e cosa succede il sabato.
- Se serve il multilingua davvero, con una persona che mantenga le traduzioni, o se è un desiderio che poi resta a metà.
Sull'ultimo punto sono diventato insistente con gli anni, perché il multilingua fatto a metà è uno dei danni più comuni che vedo. Una versione inglese tradotta male e mai aggiornata è peggio di non averla. Se hai clienti stranieri veri, si fa e si mantiene. Se è un'ipotesi per il futuro, si progetta il sito in modo che si possa aggiungere dopo e si parte in italiano.
Come si tengono i tempi, in pratica
Il metodo che uso è semplice e un po' antipatico: si fissano le date in avanti e si dice chiaramente cosa slitta se un materiale non arriva. Non per fare i pignoli, ma perché in un progetto le cose sono concatenate e se salta un pezzo si ferma anche quello dopo.
Quello che aiuta di più, però, è dividere il lavoro in blocchi e chiudere un blocco alla volta. Prima le pagine dei servizi principali, quelle che portano soldi. Poi la home, che si scrive bene solo quando sai cosa c'è dentro. Poi le pagine di contorno. In questo modo, se manca una foto per la pagina numero sette, si va avanti con le altre e non si ferma niente. Ho visto progetti bloccati interi per un dettaglio su una pagina secondaria, perché si era deciso di consegnare tutto insieme.
E poi c'è una cosa che dico a tutti: il sito non deve essere perfetto per andare online. Deve essere corretto e utile. Un sito pubblicato all'ottanta per cento che poi migliora ogni mese porta clienti da subito. Un sito perfetto che esce nove mesi dopo ti è costato nove mesi di richieste. Nella pratica, quasi sempre conviene uscire e sistemare.
| Materiale | Chi lo prepara | Quanto ci vuole di solito |
|---|---|---|
| Registrazioni vocali sui servizi | Tu, dieci minuti per servizio | Due ore in totale |
| Foto di posto, persone e lavori | Tu o un fotografo | Una giornata, meglio prenotata subito |
| Accessi a dominio, hosting ed email | Tu, a volte con richieste formali | Da un giorno a tre settimane |
| Logo in file vettoriale | Chi te l'ha disegnato | Poco, se sai a chi chiedere |
| Dati fiscali e informative | Tu con il commercialista | Qualche giorno |
| Elenco prodotti o listini | Tu, in un file ordinato | Dipende dal numero di voci |
Le domande che mi fanno più spesso
Domande che mi arrivano puntuali appena mando la lista dei materiali, spesso con un sospiro.
Non ho tempo di preparare niente: te ne puoi occupare tu?
In buona parte sì, e succede spesso. I testi li scrivo io partendo dalle tue registrazioni vocali, gli accessi li recupero io se mi dai il mandato per parlare con hosting e registrar, il fotografo lo coordino io. Quello che non posso fare al posto tuo sono due cose: dirmi cosa fai e come lo fai, perché quello sta solo nella tua testa, e prendere le decisioni su prezzi, priorità e chi risponde alle richieste. Il tempo minimo tuo che serve, per un sito aziendale normale, è nell'ordine di tre o quattro ore in tutto, spalmate su qualche settimana. Meno di così, onestamente, non se ne esce con un sito che ti somigli.
Posso usare i testi del vecchio sito per andare più veloce?
A volte sì, ma con un controllo serio prima. I testi vecchi hanno due problemi frequenti: sono scritti in quel tono impersonale che non convince più nessuno, e contengono informazioni superate, tipo servizi che non fai più o riferimenti a persone che non ci sono. Quello che faccio io è leggerli tutti e tenere quello che è ancora vero e utile, riscrivendo il tono. Se sul vecchio sito ci sono pagine che ti portavano contatti, quelle vanno trattate con cautela e riscritte mantenendo lo stesso indirizzo, altrimenti perdi il posizionamento che avevi. È un passaggio tecnico che va fatto bene, e che vedo saltare in molte rifacitura.
Quanto pesa davvero il ritardo dei materiali sul prezzo finale?
Sul prezzo di solito non pesa, se abbiamo concordato un lavoro a corpo: il preventivo resta quello. Pesa sul tuo risultato, ed è una cosa che si tende a sottovalutare. Se il sito esce a ottobre invece che a giugno, hai perso quattro mesi di richieste, e in certi settori stagionali hai perso l'unico periodo che conta. Quando qualcuno mi dice che non ha fretta, la domanda che gli faccio è: quanto vale un cliente medio per te e quanti ne prendi in un mese dal sito. Fatto quel conto, la fretta di solito compare. L'unico caso in cui il ritardo tocca anche il prezzo è quando un progetto resta fermo talmente a lungo che va ripreso da capo, perché sono cambiate le informazioni e il lavoro va rifatto.
Chi deve scrivere il brief, io o chi fa il sito?
Lo scrive chi fa il sito, ma con le tue parole dentro. Un brief compilato dal cliente da solo, in un modulo, esce quasi sempre povero: si risponde per dovere, in poche righe, con il linguaggio da comunicato stampa. Un brief scritto da chi fa il sito dopo un'ora di chiacchierata con te, e poi corretto da te, contiene molto più materiale utile. La parte importante è la seconda: devi leggerlo e correggerlo per davvero, non dire va bene per chiudere la pratica. Se in quel documento c'è un'imprecisione su come lavori, quell'imprecisione finisce su tutte le pagine del sito.
Serve un documento firmato su cosa comprende il progetto?
Sì, e non per sfiducia: per evitare i malintesi che nascono dalle cose non dette. Nel documento voglio che siano scritte le pagine previste, chi fornisce i testi e le foto, quanti giri di revisione sono compresi, cosa costa in più se si aggiunge qualcosa in corsa, cosa succede dopo la pubblicazione e chi tiene le chiavi di dominio e hosting. Sono cinque righe che risolvono il novanta per cento delle discussioni tra cliente e fornitore. Ho visto litigare persone in buona fede per mesi solo perché nessuno aveva scritto se le traduzioni erano comprese o no.
La cosa che mi porto dietro da tutti questi progetti è che i siti veloci non sono quelli fatti da chi corre, sono quelli fatti con un cliente organizzato. Due ore di registrazioni vocali, una giornata di foto, gli accessi recuperati subito e una persona sola che decide: con questi quattro ingredienti un sito aziendale normale si chiude in poco più di un mese, senza serate di rincorsa. Senza, si può andare avanti un anno e sentirsi dire che il web è lento.
Stai pensando di rifare il sito e vuoi capire cosa ti servirà?
Scrivimi dal modulo qui sotto e raccontami che azienda hai e cosa vorresti ottenere. Ti mando la lista concreta dei materiali che servono nel tuo caso, così puoi iniziare a prepararti anche prima di decidere con chi lavorare. Senza pressione e senza gergo.